We weten hoe hectisch het kan worden bij het plannen van een evenement. Zelfs basistaken zoals het verzenden van uitnodigingen, het bijhouden van bezoekers en het regelen van de locatie en het eten kunnen een zware onderneming zijn. En aangezien God in de details zit, zul je voor honderd andere kleine dingen moeten zorgen, zoals tafelschikking en dieetwensen, om ervoor te zorgen dat het evenement soepel verloopt. Als u evenementenplanners vraagt wat de meeste tijd in hun typische werkdag verbruikt, is hun onmiddellijke reactie ‘papierwerk en documentatie’. Dat komt omdat deze twee cruciaal zijn voor goed evenementenbeheer.
Maar er is een manier om de tijd die wordt besteed aan het uitvoeren van evenementenbeheergerelateerde functies drastisch te verminderen en het papierwerk te verminderen. Technologie kan helpen bij het verwijderen van het handmatige element dat betrokken is bij het planningsproces van evenementen, waardoor een wereld van mogelijkheden wordt geopend voor zowel planners als bezoekers. Event-software is eenvoudig te gebruiken en helpt enorm bij het vereenvoudigen van arbeidsintensieve taken. Gebeurtenisbeheertechnologie kan worden gebruikt tijdens het planningsproces van evenementen. Van het verzenden van e-mailuitnodigingen en het opvolgen van RSVP’s tot registratie en betrokkenheid van bezoekers, en tot slot het verzamelen van feedback, tools voor evenementbeheer kunnen helpen bij dit alles en nog veel meer.
Geen angst, Event Tech is hier
De meeste mensen zijn huiverig om te investeren in technologie voor evenementbeheer, omdat ze denken dat het overweldigend en ingewikkeld is om te gebruiken. Bovendien is het concept van het gebruik van software om iets af te leveren dat altijd handmatig is uitgevoerd, nieuw voor planners. Sommigen van hen vinden het zelfs een onnodige investering. Maar het punt is: als je de manuren die je hebt geïnvesteerd in het uitvoeren van een evenement vergelijkt en vervolgens dezelfde taak uitvoert met behulp van technologie, zul je zien hoe je meer gedaan kunt krijgen in minder tijd. Dit betekent dat u binnen dezelfde tijd extra taken kunt opnemen of uw focus kunt verleggen om het evenement aantrekkelijker te maken voor afgevaardigden.
De basis goed krijgen
E-mails sturen waarin mensen worden gevraagd om naar je evenement te komen, kan een behoorlijke taak zijn als je het afzonderlijk naar honderden contacten moet sturen. En laten we het niet hebben over de manuren die zijn besteed aan het reageren op de RSVP’s, terwijl we tegelijkertijd bijhouden wie het evenement zal bijwonen en wie niet. Maar nu hebben ontwikkelaars gebeurtenisbeheersoftware bedacht waarmee u precies dit binnen enkele seconden kunt doen. Deze tools worden geleverd met vooraf ingestelde e-mailsjablonen voor zowel uitnodigingen als reacties.
En het zijn niet alleen de e-mails, deze tools helpen ook bij het maken van websites voor je evenement. In de door technologie gedreven wereld van vandaag is het maken van een evenementenwebsite verplicht voor planners, omdat het bezoekersverkeer stimuleert en ook fungeert als een centraal punt voor zowel registratie als evenementgerelateerde informatie. Gebeurtenisbeheersoftware maakt het bouwen van websites moeiteloos voor planners door vooraf ontworpen websitesjablonen te bieden die gemakkelijk kunnen worden aangepast.
Social
Dit is een beetje voor de hand liggend, want sociale media is momenteel koning in de marketingwereld. Als iets trending is op sociale media, betekent dit dat het zichtbaar is voor miljoenen mensen. Dus wat is een betere manier om bezoekers te lokken dan het te promoten op een van de vele sociale mediaplatforms. Eventmanagementsoftware helpt planners om nog een stap verder te gaan door alle social media-berichten met betrekking tot het evenement samen te voegen en weer te geven op de evenementwebsite. Dit zal helpen om indruk te maken op potentiële bezoekers wanneer ze de website bezoeken en om hen te beïnvloeden bij het registreren voor het evenement.
De aanwezigen-app houden
Over technologie gesproken die populair was in de eenentwintigste eeuw, smartphones zijn ook zeer nuttige tools voor marketingevenementen. Mobiele apps zijn zo alomtegenwoordig dat er tegenwoordig een app wordt gemaakt voor alles en nog wat. Dus waarom zou u deze technologie niet gebruiken om de bezoekerservaring te verbeteren? Iedereen heeft een mobiele telefoon op zak, dus met een evenement-app kun je ervoor zorgen dat bezoekers altijd de laatste evenementgerelateerde informatie bij zich hebben. Elke wijziging in het schema of elke nieuwe ontwikkeling kan in realtime aan de deelnemers worden gemeld. Men kan ook aangepaste apps bouwen met behulp van platformen voor evenementbeheer en de apps dezelfde look en feel geven als de evenementwebsite om een naadloze ervaring voor deelnemers te creëren. Bovendien kunnen evenementensponsors de aanpassingsfunctie gebruiken om hun branding en advertenties op te nemen in de evenement-apps, om zo meer met bezoekers te communiceren.
Uw succes onderzoeken
Is het werk van de planner gedaan als het evenement voorbij is? Nee! Dit is het moment om erachter te komen hoe het evenement is verlopen. Was het een succes? Komen de bezoekers volgend jaar weer terug naar het evenement? Eventmanagementprofessionals kunnen dit en meer te weten komen met behulp van enquêtes na het evenement. Met behulp van tools voor evenementbeheer kunnen ze met één klik op de knop feedbackenquêtes sturen naar honderden bezoekers. Ze kunnen ook aangepaste velden aan deze enquêtes toevoegen om aanvullende gegevens te verzamelen die van pas kunnen komen bij het opzetten van betere evenementen de volgende keer.